ตกบ่ายทีไรมักจะทำงานผิดทุกที แท้จริงแล้วเหตุการณ์เกิดจากอะไร ?

เอกสารนี้ใส่วันที่ผิดนะ! 

บิลนี้คำนวณยอดเงินผิดได้อย่างไร?

ที่บรีฟไปสีเหลืองนะพี่ ไม่ใช่สีฟ้า

พี่ให้ทำรายงานนี้ 4 ชุด ไม่ใช่ 2 ชุด!

นอกจาก 4 บรรทัดข้างต้นนี้แล้ว ก็ยังมีอีกสารพัดเหตุการณ์ที่เรามักจะทำผิดพลาดกันบ่อยครั้ง ซึ่งความผิดพลาดทั้งเล็กใหญ่ก็สามารถเกิดขึ้นได้กับทุกคน ต่อให้จะเป็นคนที่เก่งกาจที่สุดในแผนก หรือแม้แต่หัวหน้ามากประสบการณ์ก็ตาม ว่าแต่ทุกคนเคยสังเกตกันไหมว่า ความผิดพลาดเหล่านี้มักจะเกิดขึ้นในช่วงบ่ายๆ ของวัน!? 

การทำงานก็ต้องมีพลาดกันบ้าง  แต่ทำไมต้องเป็นช่วงบ่ายๆ ?

ทำไมเราถึงทำงานพลาดในช่วงบ่ายๆ ?แม้ว่าวันนั้นจะเป็นวันที่นอนครบ 8 ชม. จิตใจแจ่มใสตั้งแต่ตื่นนอนก็ตาม ซึ่งจริงๆ แล้วมันมีสาเหตุที่ช่วยอธิบายเรื่องทั้งหมดนี้ได้นะ โดยในหนังสือ  Attention Span ศาสตร์แห่งการจดจ่อ ที่เขียนโดย Gloria Mark, PhD ก็ได้อธิบายที่สาเหตุที่แท้จริงไว้ว่า

“ จิตของเรามีทรัพยากรความสนใจ หรือทรัพยากรสำหรับการคิดที่เราจะดึงออกมาใช้ในการทำงานทุกๆ วัน คุณอาจจะมองทรัพยากรนี้คือศักยภาพในการจดจ่อสนใจของคุณก็ไม่ผิด หรือจะมองเป็นความสนใจที่คุณมีพร้อมใช้งานก็ย่อมได้ เพียงแต่ว่าทรัพยากรที่ว่ามานี้มีอย่างจำกัด ”

หรือแปลง่ายๆ ก็คือ ศักยภาพในด้านความสนใจต่องานของคนเรานั้นมีอยู่อย่างจำกัด และส่วนมากเราก็มักจะใช้ศักยภาพด้านนี้จนหมดไปตั้งแต่ช่วงก่อนบ่าย แล้ว นั่นจึงทำให้เราออกอาการสมองอ่อนล้า ร่างกายอ่อนแรง คิดงานไม่ออก สติไม่มี สมาธิไม่มา จนนำไปสู่การทำงานผิดพลาดนั้นเอง 

อะไรกันนะทำให้เราใช้ศักยภาพในตัวจนหมดเกลี้ยง ?

🤔

• งานแทรก ประชุมด่วนระหว่างวัน 

แค่งานแทรกที่แฝงมากับช่องทางต่างๆ ตั้งแต่ อีเมล ไลน์ หรือแม้กระทั่งเสียงเคาะประตูห้องเรียกไปประชุมด่วน ก็ทำให้สมาธิของเราหายไปได้แล้ว เหตุผลก็เพราะในแต่ละครั้งที่เราเปิด อีเมล ไลน์ เพื่อดูงานแทรกยิบย่อยต่างๆ เมื่ออ่านเสร็จเราต้องใช้ความคิดทุกครั้งก่อนจะตอบ และการคิดนั่นแหละที่ทำให้ศักยภาพด้านการคิดงานลดน้อยลงไปเรื่อยๆ จนอาจจะเหลือไม่เพียงพอที่จะทำงานที่เป็นหน้าที่รับผิดชอบของตัวเองจริงๆ ในช่วงบ่ายอีก 

ยกตัวอย่างเช่น เช้านี้นาย A ได้รับข้อความทางไลน์ให้ช่วยตีความบรีฟงานของลูกค้า การที่เราจะเข้าใจบรีฟของลูกค้าได้เราต้องใช้สมาธิจดจ่อกับบรีฟนั้นอย่างต่ำ 20 นาทีกว่าจะอธิบายออกมาได้เป็นฉากๆ นั่นอาจจะทำให้ศักยภาพด้านการคิดงานประจำวันของเราที่มีเต็ม 100% ลดเหลือ 80% และอาจหายไปมากกว่านั้นเวลามีการประชุมด่วนที่ต้องอาศัยการวิเคราะห์หนักๆ

• จดจ่อกับงานอย่างต่อเนื่องเป็นเวลานานติดต่อกัน 

ฟังแล้วก็ดูน่าจะเป็นอะไรที่ดีใช่ไหม? แต่คำตอบคือ…ไม่ใช่จ้า จริงอยู่ที่ว่าการที่เรามีสมาธิกับงานติดต่อกันได้เป็นเวลานาน ก็น่าจะทำให้งานเสร็จสมบูรณ์ได้อย่างรวดเร็ว แต่เราอย่าลืมว่า เวลาที่เราอัดแรงตอนต้นก็อาจจะทำให้แผ่วตอนปลายได้ง่าย ๆ เลย เพราะคนเรามีลิมิตของตัวเอง การจดจ่ออยู่กับอะไรนานๆ โดยไม่ได้พักเลย ก็เหมือนกับเราเร่งสปีดใช้ศักยภาพที่มีอยู่ของวันนั้นให้หมดไปอย่างรวดเร็ว และอาจจะส่งผลให้ร่างกายหมดแรงก่อนจะหมดเวลางานเสียด้วยซ้ำ

ยกตัวอย่างเช่น :  หลังจากนาย A ทั้งประชุมด่วน และช่วยตีความบรีฟงานลูกค้าเสร็จตอน 11.00 น. ก็ถึงเวลาที่เขาจะต้องกลับมาสะสางงานตัวเอง เขาบังคับตัวเองนั่งทำงานอยู่ตรงนั้นต่อเนื่องจนถึงเวลา 14.00 น. กว่าจะวิเคราะห์ข้อมูลจนเสร็จ และพอเขากำลังจะเขียนรายงานกลับกลายเป็นว่าหมดแรงไปเรียบร้อยแล้ว  แม้จะมีข้อมูลเต็มมือแต่การเขียนรายงานของเขาจะเป็นไปแบบเดินหน้า 3 ถอยกลับมาแก้ 4 สุดท้ายงานของเขาก็ไม่เสร็จลุล่วง หรืออาจจะเสร็จแต่ก็ถูกตีกลับมาแก้หลายจุด สุดท้ายกลายเป็นเสียเวลามากกว่าเดิมซะงั้น

รู้แบบนี้แล้ว จะป้องกันอย่างไรดีนะ

😉

• หยุดงานแทรก และเรื่องด่วน ไว้ก่อน

วิธีนี้ก็ประมาณว่า งานเราที่ 1  งานคนอื่นที่ 2  เป็นเรื่องดีนะที่เราเป็นคนที่มีน้ำใจรู้จักช่วยเหลือเพื่อนร่วมงาน แต่ในบางครั้งเราอาจจะต้องขอให้เขารอเพื่อโฟกัสกับงานตัวเองก่อน สมมติงานเรามี 5 อย่าง เราอาจจะขอจัดการงานตัวเองสัก 2-3 อย่างก่อน แล้วค่อยหันไปช่วยงานคนอื่น หรือบอกเพื่อนร่วมทีมไปเลยว่า ขอยังไม่คุยกับใครนะต้องสะสางงานให้เสร็จ มีอะไรเดี๋ยวค่อยคุยกันตอนกินข้าว เป็นต้น เชื่อว่าทุกคนพร้อมจะให้ความเข้าใจ และให้พื้นที่ในการทำงานกับเราแน่นอน

• พักระหว่างวันบ้าง เพื่อให้สมองได้ผ่อนคลาย

การพักระหว่างวันที่แนะนำนี้หมายถึง การพักสายตา พักความคิด อาจจะออกไปเดินเล่นชมต้นไม้ สูดอากาศบ้างในช่วงเวลาสั้นๆ อีกนัยหนึ่งที่อยากจะสื่อคือ อย่านั่งหน้าจอคอม หน้ากองเอกสารติดต่อกันนานเกินไป จนทำให้ศักยภาพทั้งหมดของวันนั้นหมดลงแบบรวดเร็ว บางบริษัทอาจจะเคร่งเรื่องเวลาไม่อนุญาตให้ออกไปพักบ่อยๆ ก็แนะนำว่าถึงเวลาพักให้ลุกไปพัก และต้องพักอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่นั่งกินข้าวกลางวันที่โต๊ะทำงาน ควรไปนั่งกินกับเพื่อนๆ ที่ร้านอาหาร หรือคาเฟ่ไปเลย จะได้ยืดเส้นยืดสาย เจอลม เจอธรรมชาติบ้าง และพูดคุยเรื่องสัพเพเหระอื่นๆ ที่ช่วยให้เราผ่อนคลาย

• สังเกตตัวเองบ่อยๆ ว่า ขีดจำกัดของเราอยู่ที่ตรงไหน 

ตรงนี้ก็เป็นอีกข้อที่สำคัญมาก ด้วยความที่คนเรามีสภาพร่างกาย และขีดจำกัดต่างกัน นั่นทำให้ศักยภาพของการทำงานก็ด้วย บางคนสามารถโฟกัสกับงานตรงหน้าได้หลายชั่วโมง แต่บางคนอาจจะแค่ไม่กี่สิบนาที ตรงนี้ไม่มีใครผิด เราแค่ต้องรู้ตัวเองเพื่อที่จะได้เข้าใจ และปรับสมดุลการทำงานของเราให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น  การสังเกตนั้นก็ง่ายมาก เราแค่คอยดูว่า เมื่อไหร่ที่เริ่มปวดตา ปวดหัว เริ่มเขียนผิดบ่อยๆ เริ่มคิดอะไรไม่ออก นั่นแหละคือขีดจำกัดของเราแล้ว ควรหยุดพักสักหน่อย อย่าฝืนโดยนั่งจดจ่ออยู่ตรงนั้น เพราะนั่นอาจจะส่งผลให้เราทำงานพลาดได้

เป็นเรื่องธรรมดาที่แต่ละคนอยากจะทำงานออกมาให้ดีที่สุด เพื่อเงินทอง เพื่อความก้าวหน้า เพื่อพิสูจน์ตัวเอง หลายคนอาจจะบอกว่า ยังคิดได้ ยังทำงานไหวก็ขอทำต่ออีกแล้วกัน ก็ใช่นะสมองเป็นส่วนที่ทำงานตลอดเวลาแม้แต่ตอนหลับ แต่การใช้งานสมองนานๆ ติดต่อกันก็ทำให้เกิดสภาวะสมองล้าได้  และก็อย่าลืมว่า นั่งนานๆ ร่างกายก็เหนื่อยล้าเช่นกัน นั่นทำให้การทำงานแบบหักโหมโดยไม่สนใจลิมิต และไม่ทำความเข้าใจกลไกการทำงานของร่างกาย จะทำให้เกิดผลเสียมากกว่าจะได้ผลงาน และยังอาจจะได้โรคภัยไข้เจ็บเป็นของแถมมาอีกด้วย

😊

 💙  อ่านบทความที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ได้ที่นี่

• นอยด์ไม่หาย! เคยเป็นมั้ย..นอยด์จนมูฟออนไม่ได้ มาหาคำตอบกันสรุปแล้วต้องแก้ยังไง?
• มองแดด แล้วจาม! เป็นเพราะอะไรกัน..พามารู้จัก "Achoo Syndrome" เช็กหน่อยเรากำลังเป็นอยู่รึเปล่า? 
• เครียด! ทีไรอยากกินของหวานทุกที...ทำไมกันนะ? แล้ว "ของหวาน" ช่วยแก้เครียดได้จริงหรอ?

แหล่งข้อมูลอ้างอิง : หนังสือ Attention Span ศาสตร์ของความจัดจ่อ เขียนโดย Gloria Mark, PhD